Auditcommissie

a. Concept verslag 17 mei 2022 (zie bijlage)
b. Actiepunten (zie bijlage)
c. Aandachtspuntenlijst. Deze wordt ter informatie geagendeerd. Eventuele vragen dienen i.v.m. voorbereiding vooraf kenbaar gemaakt te worden.
d. Actieve informatieplicht & Passieve informatieplicht

Ter vergadering
Peter Peeters en Stefan de Jonge

Op basis van de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum” is er gekozen voor een aanbestedingsperiode van drie jaren, met mogelijkheid tot verlenging van tweemaal één jaar. De periode is derhalve 2019 tot en met 2021 met een mogelijkheid tot twee maal één jaar verlenging. De vraag is of er gebruik wordt gemaakt van de optie tot verlening.
Op het bijbehorende bijlage ligt geheimhouding. Het is in te zien bij de griffie.
Peter Peeters en Frank van Kalsbeek

• Naar aanleiding van de uitgebreide SiSa -controle (par. 9.7): Bij de uitvoering van onze controle hebben wij meerdere afwijkingen geconstateerd op zowel bestaande als nieuwe SiSa-regelingen, zowel ten aanzien van toerekening van uitgaven als het kunnen aantonen van prestatielevering. Enerzijds heeft dit te maken met de toenemende complexiteit, de omvang van het aantal regelingen en de financieringsstructuur die voor bepaalde regelingen achteraf is. Anderzijds vraagt dit ook een aanscherping in de administratieve verwerking en toerekening van uitgaven aan de juiste periode en het tijdig kunnen onderbouwen van prestatielevering. De verwachting is dat komende jaren het aantal SiSa-regelingen verder zal gaan toenemen. Wij adviseren u preventieve beheersmaatregelen te treffen en extra aandacht te blijven besteden aan de kwaliteit van de administratie van de SiSa-regelingen, alsmede de uitvoering en de voortgang te blijven bewaken, mede in het kader van het toenemend aantal regelingen.

• Adviezen t.b.v. bewaken van aanbestedingsrechtmatigheid:

1. Instellen van contractenbank / geautomatiseerde verplichtingenadministratie;
2. Tijdig uitvoeren van spendanalyse als onderdeel van de verbijzonderde interne controle (i.s.m. de externe inkoopregisseur);
3. In gang zetten van nieuwe aanbesteding Balanz t.b.v. schoonmaakdiensten schoolgebouwen voor het jaar 2023 en verder.

Ten behoeve van de genoemde adviespunten in onze managementletter 2021 zal de ambtelijke organisatie een lijst ter follow-up maken. Hiervoor verwijzen we naar de ambtelijke organisatie.

Ter vergadering
Frank van Kalsbeek

Er is inmiddels een inkoopregisseur aangesteld.
Nu wordt terugkomen op eventueel meerjarig niet gerealiseerde besparingen.
Plan van aanpak zal door inkoopregisseur gepresenteerd worden
Jos Schreijen (inkoopregisseur)
Frank van Kalsbeek